RITARDO DEL RAPPORTO DI AUDIT E CONSEGUENZE PENALI

Amitié è un centro di ricerca italiano, costituito nel 1991 come “Associazione Università-Impresa per la Formazione” nell’ambito del programma comunitario COMETT. Dal 1988 al 1995 questo programma ha promosso e finanziato la creazione di tali associazioni con l’obiettivo di svolgere azioni di formazione volte allo scambio di esperienze tra il mondo dell’università e della ricerca e quello delle imprese, e di favorire lo sviluppo tecnologico e l’aggiornamento professionale dei lavoratori. Terminato il programma COMETT, Amitié  si è trasformata da Associazione in Società a responsabilità limitata (srl), e ha continuato a operare attraverso la presentazione e la partecipazione a progetti, con finanziamenti comunitari e nazionali, nel campo educativo e formativo, della ricerca in campo tecnologico, dello sviluppo culturale, della promozione dell’inclusione sociale e dello sviluppo territoriale e locale.

Ha partecipato in particolare a una serie di progetti iniziati nel 2002 e tuttora in corso, finalizzati ad aiutare gli organismi culturali interessati alla digitalizzazione del patrimonio culturale di archivi, biblioteche e musei europei, dando vita alla rete Minerva, composta dai Ministeri della Cultura degli Stati membri dell’Unione europea. Nell’ambito di tre di questi progetti, Amitié è stata oggetto di un audit amministrativo contabile da parte della DG-INFSO, Direzione Generale per la Società dell’Informazione e dei Media, nei giorni 10-13 marzo 2009. Da allora, fino al 15 dicembre 2010 (oltre 21 mesi dopo la visita ispettiva) non è stata data nessuna comunicazione di eventuali irregolarità riscontrate. Durante questo periodo, tuttavia, è stata bloccata l’erogazione dei contributi comunitari riguardanti sia il saldo relativo a progetti già conclusi positivamente, sia i pagamenti iniziali e intermedi di progetti ancora in corso: l’importo complessivo di tali mancati versamenti è pari a circa 300.000,00 Euro. Questa procedura, in assenza di comunicazioni relative a eventuali irregolarità, ha penalizzato fortemente la società in questione e ha causato seri problemi alla gestione finanziaria delle sue attività, compromettendo, tra l’altro, il corretto svolgimento dei progetti ancora in corso. Il 15 dicembre scorso è stata infine ricevuta la bozza del rapporto di audit che, in conclusione, richiede il rimborso integrale alla Commissione degli importi dei finanziamenti erogati ai tre progetti sopracitati, che da tempo sono stati conclusi con il raggiungimento dei risultati previsti, e che hanno ricevuto dai valutatori un’approvazione e un apprezzamento particolarmente elevati. Senza entrare nel merito delle contestazioni, cui Amitié risponderà in modo documentato, si prega la Commissione di rispondere ai seguenti quesiti:

1.    Ritiene essa normale un periodo di 21 mesi per comunicare agli interessati le conclusioni di un’ispezione?

2.    Reputa giustificato il blocco dei fondi relativi ad altri progetti conclusi o in itinere, prima ancora di far conoscere agli interessati la motivazione delle eventuali contestazioni ai progetti in corso di esame?

 

Risposta di Neelie Kroes

a nome della Commissione

(21.3.2011)

 

 

1. In una lettera datata 8 dicembre 2010, e in una precedente lettera del 13 agosto 2010, la Commissione ha comunicato alla società Amitié di dover svolgere ulteriori verifiche di audit riguardo a consorzi e progetti ai quali la società aveva partecipato. Lo svolgimento di tali verifiche ha impedito alla Commissione di formulare un progetto di parere di audit riguardo ad Amitié: per questa ragione il progetto di relazione di audit è stato presentato in ritardo. Alla fine del 2010, a verifiche espletate, la Commissione è stata in grado di far pervenire il progetto di relazione alla società Amitié. L’audit è attualmente sottoposto alla procedura di contraddittorio, che consente ad Amitié di presentare commenti in merito ai contenuti del progetto di relazione. I commenti sono stati inviati da Amitié tramite lettera datata 11 gennaio 2011 e sono ora oggetto di esame da parte della Commissione.

 

L’esito delle ulteriori verifiche di audit sarebbe stato pregiudicato, se le informazioni contenute nel progetto di relazione di audit relative alla società Amitié fossero state comunicate prima. Le verifiche sono state necessarie al fine di raccogliere elementi probatori sufficienti e adeguati alla formulazione delle conclusioni dell’audit.

 

Nel periodo intercorso tra le verifiche e la trasmissione del progetto di relazione di audit, Amitié ha inviato una sola lettera alla Commissione, in data 5 luglio 2010, nella quale richiedeva un aggiornamento sullo svolgimento della procedura di audit. La Commissione ha fornito risposta adeguata nella sua lettera del 13 agosto 2010 e non è a conoscenza di altre richieste di delucidazioni riguardo all’audit da parte di Amitié alle quali non sia stata fornita una risposta. Anzi, già nel corso dell’audit svolto nel mese di marzo 2009, Amitié avrebbe dovuto rendersi conto che gli auditor avevano individuato determinate questioni.

 

2. I pagamenti alla società Amitié non sono stati formalmente sospesi ai sensi delle disposizioni di cui al contratto nel quadro del Sesto programma quadro (6° PQ) e alla convenzione di sovvenzione eTen conclusi con Amitié. Tuttavia, come esplicitamente previsto dall’articolo 106, paragrafo 4, delle modalità di esecuzione del regolamento finanziario[1], la Commissione ha facoltà di sospendere il termine di pagamento, onde procedere ad ulteriori verifiche, se viene a conoscenza di circostanze che la inducono a dubitare dell’ammissibilità delle spese che figurano in una domanda di pagamento.